9 Dokumentenscanner im Test & Vergleich 2024: 1 TOP-Favorit (2024)

Was ist ein Dokumentenscanner und für welche Nutzergruppen eignet sich ein solches Bürogerät?

Jeder Dokumentenscanner ist immer ein Scanner, also ein elektronisches Gerät zum Digitalisieren von Papierdokumenten. Mithilfe von Sensorsystemen liest ein Scanner jede Art von Dokumenten, darunter Text, Bilder oder Grafiken, ein und wandelt die Information in das gewünschte digitale Datenformat um.

Bei einem Dokumentenscanner handelt es sich somit um einen besonderen Typ von Scangeräten und zwar um die Einzugs- oder Desktopscanner mit einem automatischen Papiereinzug und in einer platzsparenden Bauweise. Eine andere große Gruppe unter den Scannern stellen Flachbettscanner. Während ein Dokumentenscanner lose Stapel in unterschiedlichen Formaten mit einer hohen Geschwindigkeit verarbeiten kann, vermag es ein Flachbettscanner, gebundene Dokumente einzulesen.

Einen Sonderfall und zugleich die größte Gruppe bilden die Scanner als Element eines Multifunktionsgeräts, welches in der Regel eine Kombination aus einem Drucker, Kopierer, Scanner und manchmal noch einem Faxgerät darstellt. Häufig sind es Flachbettscanner, die in einem Kombigerät verbaut sind. Die vierte, recht überschaubare Gruppe, stellen die Diascanner, welche ausschließlich zum Digitalisieren von Dias dienen.

Ganz speziell profitieren Sie dann von einem klassischen Dokumentenscanner, wenn Sie ausschließlich lose Blätter ab dem DIN-A4-Format und darunter einzulesen haben. Sind unter anderem manchmal Bücher oder Zeitschriften zu digitalisieren, kann ein Kombimodell die bessere Wahl darstellen. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf drei Typen von Dokumentenscannern gezielt ein.

Welche Typen von Desktopscannern gibt es?

Während sich alle Scangeräte in vier große Gruppen – Dokumenten-, Flachbett-, Diascanner und Multifunktionsgeräte – einteilen lassen, sind bei den Desktopscannern folgende drei Typen zu unterscheiden:

1. Klassische Dokumentenscanner mit einem volumenstarken Einzugsfach, einer hohen Betriebsgeschwindigkeit und Auflösung sowie den Maßen von etwa 30 mal 15 mal 15 Zentimetern.
2. Mini-Dokumentenscanner mit einer Höhe von rund 5 Zentimetern und Tiefe unter 10 Zentimetern bei einer Standardbreite von rund 30 Zentimetern. Diese Scanner eignen sich aufgrund ihrer kompakten Maße für mobilen Einsatz im privaten oder gewerblichen Bereich. Die Leistung und Flexibilität der Miniaturscanner liegen unter den entsprechenden Werten der klassischen Desktopscanner. Den Hauptvorteil stellt somit die kompakte Bauweise der Bürogeräte dar.
3. Kombi-Scanner: Dieser durchaus praktische Gerätetypus verbindet einen Desktopscanner mit einem Flachbettscanner und erweist sich dadurch als besonders vielseitig. Unabhängig davon, welche Papierdokumente Sie einzulesen haben, ist ein Kombi-Scanner die richtige Option. Als Nachteil ist aus unserer Sicht lediglich ein recht platzraubendes Design zu erwähnen.

Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?

Das Herzstück eines jeden Scanners ist ein System aus Lichtquellen – aktuell sind es meist energieeffiziente LEDs, lichtempfindlichen Photodioden und Analog-Digital-Umsetzern – ADUs. Die Lichtquellen tasten die Vorlage Zeile für Zeile ab und senden das Lichtsignal an die Photodioden, die das Licht in elektrischen Strom umwandeln. Die ADUs wandeln die Schwachstromsignale wiederum in digitale Daten um und ermöglichen die Weiterverarbeitung sowie das Speichern der Information.

Die modernen Scanner arbeiten heute weitgehend softwarebasiert. Das Basiselement der Scansoftware bildet dabei eine OCR-Texterkennungssoftware. Dank der „Optical Character Recognition“ (OCR) erkennt der Dokumentenscanner, wo sich in dem einzulesenden Dokument der Text befindet und hilft unter anderem, durchsuchbare PDFs oder zum Beispiel Word-Dokumente zu erstellen. Jedoch ist die OCR nur eines der Bausteine einer typischen Scansoftware, welche zum einen für die automatische Bildoptimierung und Dokumenterkennung sorgt und zum anderen die flexible Steuerung Ihres Dokumentenscanners ermöglicht.

Ein moderner Dokumentenscanner verfügt in den meisten Fällen über zwei einander gegenüber liegende Sensorenleisten, an denen eine Walze das Dokument vorbeizieht. Auf diese Weise lässt sich das Dokument in einem Durchlauf beidseitig einlesen. Neben dem beidseitigen Scannen, auch als Duplex-Verfahren bekannt, ist auch ein einseitiges Einlesen, das Simplex-Verfahren, ohne Weiteres realisierbar.

Die Walze wird von einem kleinen Elektromotor angetrieben, außerdem ist Strom für den Betrieb der LEDs sowie weiterer elektronischen Komponenten notwendig. Insofern benötigt jeder Dokumentenscanner einen Stromanschluss und speist sich entweder direkt aus der Steckdose oder via USB durch einen verbundenen Computer. Scanner mit Batteriebetrieb gehören zu den Exoten, auch verfügt kaum ein Modell über einen aufladbaren Akku.

Fast alle Scanner aus dem aktuellen Produktsortiment sind zwingend via Kabel oder drahtlos an ein externes Gerät wie PC, Laptop, Smartphone oder Drucker anzuschließen. Die Dokumentenscanner verfügen meist über keine integrierte Festplatte, um die eingelesenen Daten zu speichern. Das Speichern direkt auf einem USB-Stick ist nur bei einigen Modellen möglich. Außerdem lassen sich die meisten Scanner nur durch ein graphisches Interface am Computerbildschirm steuern.

Wie selbst Laien wie ein Profi drucken, scannen und kopieren können, zeigt das folgende Video:

Plus- und Minuspunkte eines Dokumentenscanners im Vergleich zum Flachbettscanner

Als Bezugsgröße für unsere Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen eines Desktopscanners gilt ein ebenso monofunktionales Bürogerät, nämlich ein Flachbettscanner.

Welche Parameter sind für die Einschätzung eines Dokumentenscanners entscheidend?

Das Ziel dieses Kaufratgebers ist es, Ihnen die Kaufentscheidung zu erleichtern und Ihnen bei der Suche nach dem passenden Dokumentenscanner zur Hand zu gehen. Daher dient die Auflistung der wichtigen Ausstattungsmerkmale eines Dokumentenscanners nicht ausschließlich den Informationszwecken, sondern trägt den beratenden Charakter. Wir können Ihnen verständlicherweise nur einige, verbraucherrelevante Features vorstellen.

Bildauflösung – was kann ein Dokumentenscanner?

Unsere Produktempfehlungen weisen gezielt auf die Auflösung hin, mit welcher das jeweilige Modell die Dokumente einscannt. Folgendes gilt es jedoch zu beachten: Es besteht ein Unterschied zwischen der sogenannten „Optischen Auflösung“ und der „Interpolierten Auflösung“. Bei der optischen Auflösung handelt es sich um eine durch die Anzahl an installierten Sensorelementen bedingte, reale Bildauflösung.

Die Obergrenze des Möglichen liegt bei den modernen Dokumentenscannern in der Regel bei 600 dpi. Die Interpolierte Auflösung bedeutet, dass zwischen den eingelesenen Dots durch die Software weitere Bildpunkte platziert werden. Der Wert dieser fiktiven Dots beträgt einen Durchschnitt der Werte von beiden Punkten links und rechts. Insofern lassen sich grobkörnige Scans effektiv vermeiden, jedoch kann in bestimmten Fällen – zum Beispiel beim Vorhandensein von feinen Details – das ursprüngliche Bild verfälscht werden.

Das folgende Video erklärt die dpi-Auflösung bei Scannern und Druckern genauer:

Scanoptionen – über welche Möglichkeiten verfügt Ihr Desktopscanner?

Ein jeder Dokumentenscanner ist zu weit mehr fähig als nur die Daten aus Ihren Papierdokumenten in digitale Informationen umzuwandeln. Ihnen stehen modellabhängig folgende, zum Teil automatische, zum Teil manuell via graphische Oberfläche einstellbare Optionen zur Verfügung:

• Fehlerkorrektur: Diverse Fehler oder optische Defekte des Originals wie zum Beispiel Knicks oder Lochungen erkennt die Software und beseitigt diese automatisch. Ebenso automatisch korrigiert die Software solche Fehler wie leere oder verkehrt (kopfüber) eingelegte Seiten in einem Stapel. Auch ein Hintergrund lässt sich in vielen Fällen entfernen.
• Mehrseitige Dokumente in eine Datei einlesen: Dieses Feature gehört zum Standard-Paket. Sie können unter anderem die Anzahl der zu einer Datei einzuscannenden Seiten einstellen.
• Scannen zum Wunsch-Format: Zum Standard zählen die Formate der Microsoft-Office-Familie. Aber auch unterschiedliche Bildformate wie JPEG, TIFF oder PNG stellen für die meisten Dokumentenscanner keine Schwierigkeit dar. Außerdem scannt jedes Gerät zum beliebten PDF-Format und erstellt durchsuchbare PDF-Dateien.
• Mehrere Scanmodi für einen besseren Workflow: Für einen optimalen Arbeitsfluss statten die Hersteller die Dokumentenscanner mit mehreren Modi aus. Unter anderem haben Sie die Möglichkeit, die eingelesenen Daten mit der Option Scan-to-Print direkt an einen Drucker zu senden. Die Option Scan-to-Cloud lädt die Dateien an einen webbasierten Speicherort hoch. Der Scan-to-Mail-Modus fügt die Daten im gewünschten Format als einen Anhang in Ihre E-Mails ein. Außerdem lassen sich zum Beispiel die Kontaktdaten von den Visitenkarten automatisch auslesen und vieles mehr.
• Kompatibilität mit mehreren Papierformaten und hohe Toleranz gegenüber der Papierqualität: Das Standard-Papierformat zum Einlesen durch einen Dokumentenscanner ist stets DIN A4. Indes sind so gut wie alle Formate unter diesem Wert, wie DIN A5 oder DIN A6, sowie Kassenbons und Tankstellenquittungen problemlos einlesbar. Es spielt dabei keine Rolle, ob sich die Papierdokumente einzeln oder in einem Stapel aus mehreren Blättern in unterschiedlichen Formaten in dem Einzugsfach befinden. Die Dokumente im Format DIN A3 lassen sich von mehreren Geräten ebenfalls digitalisieren, jedoch nur in einem manuellen Verfahren. Im Hinblick auf die Papierqualität zeigen sich die Desktopscanner ausgesprochen tolerant und haben unter anderem mit Recyclingpapier kein Problem. Papierdicken zwischen 80 und 250 Gramm pro Quadratmeter sind für die meisten Scanner zu bewältigen. Hinweis: Möchten Sie Plastikkarten oder laminierte Dokumente im Kleinformat einlesen lassen, nutzen Sie – falls vorhanden – einen speziellen Einzug Ihres Scanners.
• Steuerung und Kompatibilität: In der Regel bieten die Hersteller ihre Firmensoftware, welche meist bereits ab Werk auf dem Gerät installiert ist, in den Versionen für Windows, iOS von Apple sowie für LINUX an. Die Steuerung erfolgt via TWAIN oder weiteren entsprechenden Schnittstellen am Bildschirm Ihres PCs. Einige Hersteller verzichten jedoch bewusst auf die Installation von diesen Treibern und setzen auf maximale Autonomie der Dokumentenscanner. Ansonsten lassen sich am Gerät selbst nur vergleichsweise wenige Einstellungen vornehmen. Durch eine entsprechende App, falls vorhanden, können Sie Ihren Scanner auch mit Ihrem Smartphone steuern.
• Schnittstellen, Konnektivität: Der Klassiker ist eine USB- oder Micro-USB-Schnittstelle. Dieser Anschluss befindet sich an Bord von jedem Desktopscanner und dient zur Verbindung mit externen Geräten sowie teilweise zur Stromversorgung. Über eine LAN- oder WLAN-Schnittstelle verfügen dagegen nicht alle Dokumentenscanner, obwohl die Möglichkeit, den Scanner mit einem Router zu verbinden, zum Beispiel das Erteilen von Scan-Aufträgen remote möglich macht. Hinweis: Nur relativ wenige Dokumentenscanner sind netzwerkfähig, da sich diese Bürogeräte mit wenigen Ausnahmen nur an ein externes Gerät gleichzeitig anbinden lassen.

Was WLAN ist und wie es funktioniert, zeigt das nächste Video:

Leitfaden – in sieben Schritten zum Wunschprodukt

Um Ihnen die Kaufentscheidung zu erleichtern, haben wir einen kompakten Kaufratgeber entwickelt. Beantworten Sie für sich folgende sieben Fragen und finden Sie heraus, welcher Dokumentenscanner für Sie der richtige ist.

1. Welche Papierdokumente lassen Sie überwiegend einlesen? Von der Beantwortung dieser Frage hängt vor allem die Entscheidung zwischen einem Dokumentenscanner und einem Flachbettscanner ab. Handelt es sich ausschließlich um lose Seiten, ist ein Dokumentenscanner, ob ein Klassiker oder ein Mini-Scanner, die richtige Lösung. Wenn Sie vorab nicht genau wissen, welche Dokumente zu scannen sind, dann ist ein Kombi aus einem Desktop- und einem Flachbettscanner genau richtig. Falls Sie vorrangig gebundene Dokumente einlesen lassen möchten, dann ist ein Flachbettscanner das Gerät der Wahl. Überlegen Sie sich außerdem, ob Sie überwiegend Textdokumente oder Fotos in digitale Form überführen möchten. Im letzteren Fall wäre für Sie ein Flachbettscanner die bessere Idee.
2. Welche Arbeitsvolumina fallen in Ihrem Büro oder privat täglich an? Je nachdem, wie viele Dokumente zu digitalisieren sind, kann die Betriebsgeschwindigkeit für Sie relevant werden. Für kleinere Mengen und für mobilen Einsatz eignet sich ein Mini-Scanner optimal.
3. Möchten Sie die Einstellungen am Bildschirm des PCs vornehmen? Hier stellt sich die Frage, ob Sie bei einem Scanvorgang weitere Parameter bis ins Detail selbst bestimmen oder ob Sie sich lieber auf die intelligente Software verlassen möchten. Je nachdem, wie Ihre Antwort auf diese Frage ausfällt, sollen Sie auf das Vorhandensein der TWAIN-, WIA- und anderen Treiber für Ihr Scannermodell achten oder umgekehrt, nach einem weitgehend autonom funktionierenden Bürogerät Ausschau halten.
4. Welche Scanmodi sind für Sie von besonderer Bedeutung? Weiter oben in unserem Ratgeber finden Sie Hinweise auf mehrere optional verfügbare Features wie direktes Einscannen zu Clouddiensten oder zum Beispiel das Ausdrucken der Dokumente sofort nach dem Einlesen. Während Sie mit den meisten Autokorrektur-Optionen bei nahezu jedem Modell rechnen dürfen, sind die Scanmodi keine Selbstverständlichkeit. Daher empfehlen wir Ihnen, die Ausstattung Ihres Wunschmodell in dieser Hinsicht genauer unter die Lupe zu nehmen.
5. Wie möchten Sie den Dokumentenscanner mit externen Geräten verbinden? Als Standard gilt eine USB- oder Micro-USB-Schnittstelle. Oft ist der Anschluss zu einem USB-Host ausgebaut. Zugleich ist bei immer mehr Desktopscannern mit einer Möglichkeit der drahtlosen Ankopplung von PC, Drucker oder zum Beispiel Smartphone via WLAN-Port zu rechnen. Allerdings dürfen Sie dieses Ausstattungsmerkmal noch nicht als selbstverständlich voraussetzen.
6. Welche Papierarten kommen bei den zu digitalisierenden Dokumenten vor? Mit den Standard-Dicken zwischen 80 und 200 Gramm pro Quadratmeter kommt jeder moderne Dokumentenscanner gut zurecht. Ultradünnes und ultradickes Papier können das Gerät eventuell beschädigen. Suchen Sie also bei Bedarf gezielt nach einem Scanner, welches solche „Exoten“ problemlos verarbeitet.
7. Werfen Sie außerdem einen Blick auf die Kompatibilität der installierten Software mit dem Betriebssystem Ihres Computers. Mit den unter Windows laufenden PCs sind nahezu alle Dokumentenscanner kompatibel, in der Regel gibt es auch Software für iOS und Linux. Jedoch ist diese Regel nicht ohne Ausnahmen, deswegen ist eine kurze Prüfung sinnvoll.

Gibt es einen Dokumentenscanner-Test der Stiftung Warentest?

Die Stiftung Warentest nimmt unter anderem diverse Büroausstattung immer wieder unter die Lupe, um diese auf Verbraucherfreundlichkeit, Verarbeitungsqualität und Langlebigkeit zu testen. Im Jahre 2000 mussten 14 Flachbettscanner in einem fairen Wettkampf gegeneinander antreten, darunter auch Geräte von Epson und Canon. Ein Scanner-Test aus dem Jahre 2002 beschäftigt sich ebenfalls vorwiegend mit Flachbettscannern sowie zum Teil mit Multifunktionsgeräten und zeigt sich von der Vielseitigkeit der Technik überzeugt. Ein Dokumentenscanner-Test der Stiftung Warentest fehlt bisher. Wir werden unsere Leser umgehend informieren, sobald ein solcher Testbericht erscheint.

Existiert ein Dokumentenscanner-Test von Öko Test?

Das Verbrauchermagazin Öko Test informiert seine Leser online und in der Printausgabe über die Vor- und Nachteile von Produkten aus den Bereichen „Essen und Trinken“, „Bauen und Renovieren“ oder auch „Freizeit und Technik“. Die Bürotechnik steht dabei eher selten im Vordergrund. Auch ein Dokumentenscanner-Test von Öko Test ist noch nicht vorhanden. Sollte ein Testbericht zu diesem Thema erscheinen, werden wir unsere Leser darüber in Kenntnis setzen und unseren Ratgeber ergänzen.

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